Редакція діє з 03.07.2009

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Міністерства юстиції України
від 18 серпня 2004 р. N 85/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
18 серпня 2004 р. за N 1021/9620 

Інструкція про порядок заповнення заяв та ведення Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна

Із змінами і доповненнями, внесеними
 наказами Міністерства юстиції України
 від 28 грудня 2006 року N 111/5,
 від 20 травня 2008 року N 829/5,
 від 15 червня 2009 року N 1064/5

1. Загальні положення

Ця Інструкція встановлює порядок заповнення заяв, на підставі яких здійснюється реєстрація обтяження об'єкта нерухомого майна, вилучення обтяження об'єкта нерухомого майна та надання витягу з Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна (далі - Реєстр).

1.1. Визначення термінів

У цій Інструкції наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

• заява - це документ, який заявник подає Реєстратору та на підставі якого Реєстратор уносить запис до Реєстру, зміни до існуючого запису, виключає запис та формує витяг з Реєстру;
• реєстраційний номер об'єкта - це номер, наданий об'єкту під час його реєстрації у відповідному реєстрі, призначеному для реєстрації об'єктів даного виду;
• реєстраційний номер запису в Реєстрі - це порядковий номер запису про заборону відчуження об'єкта нерухомого майна, наданий під час реєстрації у Реєстрі, який складається з номера та контрольної суми запису;
• контрольна сума запису - це 10 символів, серед яких мають бути цифри та літери "А", "Б", "В", "Г", "Д", "Е" українського алфавіту. Контрольна сума запису виконує захисну функцію та надається під час унесення запису до Реєстру і змінюється при виключенні запису з Реєстру;
• кадастровий номер земельної ділянки - це параметр просторового індексування у системі кадастрового устрою України, який залишається незмінним протягом усього часу фізичного та юридичного існування земельної ділянки як єдиного цілого.

У тексті Інструкції застосовуються такі умовні позначення:

1.2. Загальні вимоги до заповнення заяв

Заяви заповнюються та подаються в паперовій або електронній формі.

(пункт 1.2 доповнено новим абзацом другим згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 20.05.2008 р. N 829/5,
у зв'язку з цим абзаци другий - дев'ятий
 уважати відповідно абзацами третім - десятим)

Заяви заповнюються українською мовою, розбірливими друкованими літерами.

Дати в повідомленнях та заявах заповнюються арабськими цифрами у форматі - день, місяць, рік.

У заявах, які мають більше одного аркуша, обов'язково зазначаються номер аркуша в полі <Аркуш> та загальна кількість аркушів у повідомленні в полі <Усього аркушів>.

Заява повинна містити відомості про особу, яка її подає. Кожний аркуш заяви повинен бути підписаний та скріплений печаткою (якщо заяву подає юридична особа). На заяву в електронній формі накладається електронний цифровий підпис заявника. Усі аркуші однієї заяви реєструються відправником під одним вихідним номером.

(абзац шостий пункту 1.2 у редакції наказу
 Міністерства юстиції України від 20.05.2008 р. N 829/5)

Вихідний номер та дата заяви заповнюються заявником у відповідності до вимог організації (установи), від імені якої подається заява.

За однією заявою здійснюються реєстраційні дії лише з одним реєстраційним записом у Реєстрі.

За наявності причин щодо відмови в реєстрації/наданні витягу Реєстратор формує документ про відмову в реєстрації із зазначенням причини. Такими документами є "Повідомлення про відмову в реєстрації" або "Повідомлення про відмову в наданні витягу". Документ про відмову повинен містити інформацію про підстави відмови (неповністю або нечітко визначені дані, оплата внесена не в повному обсязі, відсутня оплата або інша законна причина).

Відомості про накладені (зняті) заборони, арешти вносяться Реєстратором до Реєстру в день надходження відповідних заяв.

1.3. Порядок реєстрації заяв

Після отримання заяви (далі - документ) Реєстратор обов'язково вносить до Реєстру такі відомості:

• назва документа;
• вихідний номер та дата документа;
• прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи або назва юридичної особи, що подає документ;
• ознака, що особа, яка подає документ, діє від імені органу державної влади;
• додаткові відомості про документ (кількість аркушів тощо).

Після внесення відомостей про документ Реєстр присвоює запису реєстраційний номер і фіксує дату та час унесення запису до Реєстру.

Присвоєний таким чином реєстраційний номер документа та дату Реєстратор заносить у документ у розділ "Службові відмітки" відповідно в поля <Реєстраційний номер заяви> та <Дата отримання>.

2. Реєстрація обтяження об'єкта нерухомого майна

Унесення до Реєстру відомостей про обтяження об'єкта нерухомого майна здійснюється Реєстратором на підставі "Заяви про реєстрацію обтяження об'єкта нерухомого майна" (додаток 1 до Положення про Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна).

Про внесення запису до Реєстру Реєстратор видає заявнику примірник "Витягу про реєстрацію в Єдиному реєстрі заборон відчуження об'єктів нерухомого майна".

2.1. Структура "Заяви про реєстрацію обтяження об'єкта нерухомого майна"

У "Заяві про реєстрацію обтяження об'єкта нерухомого майна" зазначаються:

• "Вихідний номер та дата";
• "Тип обтяження";
• "Відомості про документ-підставу";
• "Відомості про об'єкт обтяження";
• "Відомості про обтяжувача";

  (пункт 2.1 доповнено новим абзацом сьомим згідно з
   наказом Міністерства юстиції України від 15.06.2009 р. N 1064/5, у зв'язку з цим абзаци сьомий - одинадцятий
   вважати відповідно абзацами восьмим - дванадцятим)

• "Відомості про власника майна";
• "Додаткові відомості";
• "Відомості про особу, що подає заяву";
• "Службові відмітки";
• "Аркуш та всього аркушів".

2.2. Заповнення класифікатора <Тип обтяження>

За допомогою класифікатора <Тип обтяження> обирається одне з відповідних значень (<Заборона>, <Арешт>, <Тимчасове застереження>), яке позначається символом .

У поле <Тимчасове застереження дійсне до> вноситься дата припинення дії тимчасового застереження.

(пункт 2.2 у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 15.06.2009 р. N 1064/5)

2.3. Заповнення розділу "Відомості про документ-підставу"

Розділ "Відомості про документ-підставу" містить такі поля:

• <Назва документа>;
• <Номер документа>;
• <Дата документа>;
• <Видавець документа>.

2.4. Заповнення розділу "Відомості про об'єкт обтяження"

Розділ "Відомості про об'єкт обтяження" містить:

• класифікатор <Об'єкт обтяження>;
• підрозділ 'Об'єкт з ідентифікаційними номерами';
• підрозділ 'Об'єкт без ідентифікаційних номерів'.

2.4.1. За допомогою класифікатора <Об'єкт обтяження>, що містить поля <Усе нерухоме майно> та <Окреме нерухоме майно>, вибирається відповідне значення, яке позначається символом .

Якщо значенням класифікатора <Об'єкт обтяження> вибрано <Усе нерухоме майно>, то поля розділу "Відомості про об'єкт обтяження" не заповнюються.

Якщо значенням класифікатора <Об'єкт обтяження> вибрано <Окреме нерухоме майно>, то поля розділу "Відомості про об'єкт обтяження" підлягають обов'язковому заповненню.

Якщо предметом обтяження нерухомого майна виступає об'єкт, який має ідентифікаційні номери (реєстраційний номер, кадастровий номер або адреса розташування), то відомості щодо нього зазначаються у підрозділі 'Об'єкт з ідентифікаційними номерами'.

Якщо предметом обтяження нерухомого майна є об'єкти, які з тих чи інших причин не мають ідентифікаційних номерів, то відомості щодо таких об'єктів заносяться у підрозділ 'Об'єкт без ідентифікаційних номерів'.

2.4.2. Підрозділ 'Об'єкт з ідентифікаційними номерами' містить:

• класифікатор <Державний реєстр>;
• поле <Реєстраційний номер об'єкта>;
• класифікатор <Тип об'єкта>;
• поле <Кадастровий номер об'єкта>;
• блок «Адреса об'єкта», що містить поля: <Область>, <Район>, <Місто (селище)>, <Вулиця>, <Будинок>, <Корпус>, <Квартира>;
• поле <Додаткові відомості щодо типу об'єкта>;
• поле <Опис об'єкта>.

2.4.3. Класифікатор <Державний реєстр> указує на реєстр, у якому зареєстрований об'єкт нерухомого майна. Він має такі альтернативні поля: <РПВН>, <АСДЗК>, <Інший>. Відповідне поле класифікатора позначається символом . У полі <Реєстраційний номер об'єкта> зазначається номер об'єкта у відповідному реєстрі. 

2.4.4. Класифікатор <Тип об'єкта> містить такі поля: <Будинок>, <Садовий будинок>, <Нежитлове приміщення>, <Домоволодіння>, <Кімната>, <Нежитлова будівля>, <Квартира>, <Гараж>, <Комплекс>, <Земельна ділянка>, <Земельна ділянка с/г призначення>, <Інший>. З даного переліку можна обрати лише один тип об'єкта. Відповідне поле класифікатора позначається символом . 

2.4.5. Поле <Кадастровий номер земельної ділянки> заповнюється лише для земельних ділянок.

2.4.6. У блок «Адреса об'єкта» вноситься інформація стосовно адреси розташування об'єкта нерухомого майна.

Якщо об'єкт обтяження має складну адресу, наприклад садовий будинок у садовому товаристві з вулицею або гараж у гаражному кооперативі, тоді в поле <Вулиця> вноситься назва СТ/ГК і назва вулиці (СТ "Енергетик" / вул. Садова, ГК "Автомобіліст"/ вул. Корольова). Якщо об'єкт розташований на перехресті двох вулиць, то в полі <Вулиця> записуються назви двох вулиць, а номер будинку записується у відповідному полі (пр. Рокосовського/ вул. Полярна, буд. 3/2).

(абзац другий підпункту 2.4.6 пункту 2.4 у редакції наказу
 Міністерства юстиції України від 15.06.2009 р. N 1064/5)

2.4.7. У полі <Додаткові відомості щодо типу об'єкта> зазначаються відомості, що уточнюють тип об'єкта. Наприклад, якщо об'єктом обтяження є магазин "Сільпо", розташований у багатоквартирному будинку, то в класифікаторі <Тип об'єкта> зазначається <Нежитлове приміщення>, а в полі <Додаткові відомості щодо типу об'єкта> зазначається - "Магазин "Сільпо".

Для таких об'єктів обтяження, як повітряне або морське судно, судно внутрішнього плавання, космічний об'єкт, <Тип об'єкта> позначається як <Інший>, а в полі <Додаткові відомості щодо типу об'єкта> зазначається, наприклад, "Пароплав "Гетьман Скоропадський" тощо.

2.4.8. У поле <Опис об'єкта> заносяться інформація про технічний опис майна та інші характеристики об'єкта, наприклад кількість кімнат, площа, ступінь зносу, порт, де зареєстроване судно, тощо.

2.4.9. У підрозділі 'Об'єкт без ідентифікаційних номерів' зазначається інформація про об'єкт, що не має адреси чи реєстраційного/кадастрового номера, яка б могла його ідентифікувати. Інформація про ознаки об'єкта зазначається у довільній формі. Наприклад, якщо предметом обтяження є об'єкт незавершеного будівництва, то в підрозділ 'Об'єкт без ідентифікаційних номерів' заноситься інформація про кількість кімнат, заплановану площу, поверх, номер (або назву) будівельного майданчика, назву будівельної організації, район забудови тощо.

Пошук об'єкта за ознаками, що наведені в підрозділі 'Об'єкт без ідентифікаційних номерів', не передбачений.

2.5. Заповнення розділу "Відомості про власника майна"

Розділ "Відомості про власника майна" містить:

• поле <Ідентифікаційний номер / Код ЄДРПОУ>;
• ознака <Нерезидент / Іноземець>;
• поле <ПІБ / Назва>;
• блок «Адреса», який містить поля: <Країна>, <Індекс>, <Область>, <Район>, <Місто (селище)>, <Вулиця>, <Будинок>, <Корпус>, <Квартира>;
• поле <Додаткові відомості>.

2.5.1. У полі <Ідентифікаційний номер / Код ЄДРПОУ> зазначаються: для фізичних осіб - 10-символьний індивідуальний ідентифікаційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів; для юридичних осіб - 8 - 9-символьний код у Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України.

2.5.2. Ознака <Нерезидент / Іноземець> для фізичних осіб - громадян України або для юридичних осіб-резидентів не заповнюється. Для фізичних осіб-іноземців та осіб без громадянства або юридичних осіб-нерезидентів ознака позначається символом . 

2.5.3. У поле <ПІБ / Назва> вносяться повністю прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) для фізичної особи або назва підприємства, установи, організації - для юридичної особи.

(підпункт 2.5.3 пункту 2.5 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 15.06.2009 р. N 1064/5)

2.5.4. У блок «Адреса» вноситься місце постійного проживання для громадян України, для іноземців - адреса місця проживання за межами України. Для резидентів - юридичних осіб уноситься їх місцезнаходження в Україні, для нерезидентів - їх місцезнаходження за її межами.

2.5.5. У поле <Додаткові відомості> вноситься інша суттєва інформація стосовно власника майна, наприклад дані документа, що посвідчує його особу, дата та місце народження тощо (поле не є обов'язковим для заповнення).

У разі, якщо власників більше трьох осіб, заповнюється "Продовження заяви про реєстрацію обтяження об'єкта нерухомого майна" (додаток 2 до Положення про Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна).

2.6. Заповнення розділу "Додаткові відомості"

У розділ "Додаткові відомості" вносяться будь-які інші додаткові відомості, що є суттєвими для реєстрації даного обтяження.

2.7. Заповнення розділу "Відомості про особу, що подає заяву"

Розділ "Відомості про особу, що подає заяву" містить:

• поле <ПІБ / Назва>;
• блок «Адреса, на яку надіслати витяг про реєстрацію», що містить поля: <Країна>, <Індекс>, <Область>, <Район>, <Місто (селище)>, <Вулиця>, <Будинок>, <Корпус>, <Квартира>.

Порядок заповнення цього розділу здійснюється відповідно до пунктів 2.5.3, 2.5.4 даної Інструкції.

2.8. Заповнення розділу "Службові відмітки"

Розділ "Службові відмітки" заповнює Реєстратор. Порядок заповнення розділу здійснюється відповідно до пункту 1.3 даної Інструкції.

3. Вилучення запису з Реєстру

Вилучення запису з Реєстру здійснюється Реєстратором на підставі "Заяви про вилучення обтяження об'єкта нерухомого майна" (додаток 3 до Положення про Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна).

Про внесення запису до Реєстру Реєстратор видає заявнику примірник "Витягу про реєстрацію в Єдиному реєстрі заборон відчуження об'єктів нерухомого майна".

Заява про вилучення обтяження об'єкта нерухомого майна подається державними нотаріальними конторами, приватними нотаріусами, судами (крім третейських судів), слідчими органами, органами державної виконавчої служби та іншими особами, які передбачені Положенням про Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна.

(абзац глави 3 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 15.06.2009 р. N 1064/5)

3.1. Структура "Заяви про вилучення обтяження об'єкта нерухомого майна"

У "Заяві про вилучення обтяження об'єкта нерухомого майна" зазначаються:

• "Вихідний номер та дата";
• "Реєстраційний номер запису в Єдиному реєстрі заборон";
• "Контрольна сума запису";
• "Відомості про документ-підставу";
• "Додаткові відомості";
• "Відомості про особу, що подає заяву";
• "Службові відмітки".

3.2. Ідентифікація запису в Реєстрі

Перед вилученням запису Реєстратор повинен знайти необхідний запис у Реєстрі. Ідентифікація запису в Реєстрі здійснюється за його реєстраційним номером. Для запобігання помилкам та переконання, що зміни будуть унесені саме до належного запису, застосовується контрольна сума запису.

Реєстраційний номер та контрольна сума запису присвоюються при внесенні запису до Реєстру та відображаються у "Витязі про реєстрацію в Єдиному реєстрі заборон відчуження об'єктів нерухомого майна". Реєстраційний номер запису в Єдиному реєстрі заборон відчуження об'єктів нерухомого майна є незмінним протягом усього часу його існування, а контрольна сума перераховується після вилучення запису з Реєстру.

(абзац третій пункту 3.2 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 28.12.2006 р. N 111/5)

3.3. Заповнення розділу "Відомості про документ-підставу"

Порядок заповнення розділу "Відомості про документ-підставу" здійснюється відповідно до пункту 2.3 даної Інструкції.

3.4. Заповнення розділу "Відомості про особу, що подає заяву"

Порядок заповнення розділу "Відомості про особу, що подає заяву" здійснюється відповідно до пункту 2.7 даної Інструкції.

3.5. Заповнення розділу "Службові відмітки"

Розділ "Службові відмітки" заповнює Реєстратор. Порядок заповнення розділу здійснюється відповідно до пункту 1.3 даної Інструкції.

3.6. Застереження

Про виключення запису з Реєстру Реєстратор видає заявнику примірник "Витягу про реєстрацію в Єдиному реєстрі заборон відчуження об'єктів нерухомого майна".

(абзац другий пункту 3.6 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 28.12.2006 р. N 111/5)

Виключення запису з Реєстру здійснюється безкоштовно.

4. Надання витягу з Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна

У Реєстрі формуються три види витягів:

• про наявність/відсутність заборони та/або арешту нерухомого майна (містить відомості про заборони відчуження майна, накладені нотаріусами та посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад у відповідності до чинного законодавства України; про арешти нерухомого майна, накладені судами, слідчими органами, органами державної виконавчої служби);
• про наявність/відсутність арештів нерухомого майна (містить відомості про арешти нерухомого майна, накладені судами, слідчими органами, органами державної виконавчої служби;
• про наявність/відсутність заборони та/або арешту нерухомого майна на запит органу державної влади - документ, який надається на письмовий запит суду, господарського суду, органу прокуратури, органів дізнання і слідства, а також органів державної виконавчої служби, та свідчить про внесення реєстраційного запису до Реєстру або відсутність такого запису.

Надання витягу з Реєстру заборон здійснюється Реєстратором на підставі "Заяви про надання витягу з Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна" (додаток 4 до Положення про Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна).

Витяг з Реєстру виготовляється у такій самій формі (паперовій або електронній), у якій складено "Заяву про надання витягу з Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна". На "Заяву про надання витягу з Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна", яку складено в електронній формі, на бажання заявника може бути надіслано витяг з Реєстру в паперовій формі.

(пункт 4 доповнено абзацом згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 20.05.2008 р. N 829/5)

4.1. Структура "Заяви про надання витягу з Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна"

У "Заяві про надання витягу з Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна" зазначаються:

• "Вихідний номер та дата";
• "Вид витягу";
• "Параметри запиту";
• "Відомості про оплату за надання витягу";
• "Відомості про особу, що подає заяву";
• "Службові відмітки".

Класифікатор <Вид витягу> має два поля <Безкоштовний (на запит органу державної влади)> та <Платний>. Необхідний вид витягу позначається символом . 

У разі необхідності отримати витяг у паперовому вигляді поле <Надати витяг у паперовій формі> позначається символом .

(пункт 4.2 доповнено абзацом згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 20.05.2008 р. N 829/5)

4.3. Заповнення розділу "Параметри запиту"

Розділ "Параметри запиту" містить:

• поле <Реєстраційний номер запису в Єдиному реєстрі заборон>;
• класифікатор <Державний реєстр>;
• поле <Реєстраційний номер об'єкта>;
• поле <Кадастровий номер земельної ділянки>;
• блок «Адреса об'єкта», який містить поля: <Область>, <Район>, <Місто (селище)>, <Вулиця>, <Будинок>, <Корпус>, <Квартира>;
• підрозділ 'Ідентифікатори власників об'єкта обтяження'.

4.3.1. Поле <Реєстраційний номер запису в Єдиному реєстрі заборон> заповнюється, якщо така інформація відома заявнику.

Пошук за реєстраційним номером у Реєстрі є найбільш точним та швидким. У цьому разі витяг містить відомості тільки про запис у Реєстрі, номер якого вказано в заяві.

4.3.2. Класифікатор <Державний реєстр> є додатковим параметром пошуку. Він лише вказує на Реєстр, у якому зареєстрований об'єкт обтяження. Порядок заповнення цього класифікатора здійснюється відповідно до пункту 2.4.3 даної Інструкції.

4.3.3. Параметр <Реєстраційний номер об'єкта> є одним із основних пошукових параметрів у Реєстрі заборон. При запиті за реєстраційним номером об'єкта витяг містить усі чинні реєстраційні записи про обтяження даного об'єкта нерухомого майна, що внесені на момент запиту. Порядок заповнення поля <Реєстраційний номер об'єкта> здійснюється відповідно до пункту 2.4.3 даної Інструкції.

4.3.4. Поле <Кадастровий номер земельної ділянки> заповнюється лише щодо земельних ділянок.

4.3.5. У блок «Адреса об'єкта» вноситься інформація стосовно адреси розташування об'єкта нерухомого майна.

4.3.6. Підрозділ 'Ідентифікатори власників об'єкта обтяження' складається з двох полів <Ідентифікаційний номер / Код ЄДРПОУ> та <ПІБ / Назва>, що заповнюються відповідно до пунктів 2.5.1 та 2.5.3 даної Інструкції.

4.4. Заповнення розділу "Відомості про оплату за надання витягу"

Розділ "Відомості про оплату" містить такі поля:

• <кошти в сумі>;
• <грн., перераховані за платіжним документом N>;
• <від> (уноситься дата);
• <на рахунок N>;
• <назва банку отримувача>;
• <МФО>;
• <назва отримувача>;
• <код ЄДРПОУ отримувача>.

Розділ заповнюється при зверненні заявника за допомогою пошти.

4.5. Заповнення розділу "Відомості про особу, що подає заяву"

Порядок заповнення розділу "Відомості про особу, що подає заяву" здійснюється відповідно до пунктів 2.5.3 та 2.5.4 даної Інструкції.

4.6. Заповнення розділу "Службові відмітки"

Розділ "Службові відмітки" заповнює Реєстратор. Порядок заповнення розділу здійснюється відповідно до пункту 1.3 даної Інструкції.

5. Порядок виконання пошуку в Реєстрі

Пошук запису в Реєстрі здійснюється за певними атрибутами, які заявник указує у розділі "Параметри запиту" "Заяви про надання витягу з Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна" (додаток 4 до Положення про Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна).

У зв'язку з тим, що в заяві може бути вказано декілька атрибутів, з метою запобігання непорозумінням, пов'язаним з результатами пошуку, пошук здійснюється за всіма вказаними атрибутами, включеними до параметрів запиту та сполученими відношенням "ТА", "АБО".

Порядок виконання пошуку описаний в Інструкції користувача Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна.

Директор Департаменту
у справах цивільного стану
громадян та нотаріату   
Л. М. Павлова